《關鍵18分鐘》─時間管理如何決定成敗

《關鍵18分鐘》─時間管理如何決定成敗

Peter Bregman著／

Bregman Partners國際管理顧問公司執行長、

《哈佛商業評論》專欄作者

現今競爭激烈的環境中，許多企業無不想提高競爭力，逐鹿國際市場，而戰場的第一線─員工勢必肩負責任與壓力並提高自我的生產力，而「時間管理」無疑是最佳利器。作者Bregman書中以顧問經驗發現成功的人都有特定的習慣，而這些習慣皆能使他們有效率的管理每一天，


我將書中概念分成兩部分：
一、時間管理
二、自我成長

一、時間管理─如何決定一日成敗

 1. 有效管理一整天的18分鐘

·                     上班前花5分鐘，規劃當日工作重點。

　　每位職場工作者皆有其一天要完成的工作事項，而行事曆的使用更是不可或缺。一天待完成事項做好分類(見2. 年度清單)後，將各事項排進各時段，最難和最重要的項目排在最前面。

　　如果真的想把事情完成，就必須事先決定並註記要在什麼時間和地點進行這件事，這遠比只寫待完成事項完成效率高。

·                     每小時花1分鐘，重新聚焦。

　　Bregman先生有個推薦讀者的小習慣，設定鬧鈴每小時發出「嗶」聲，每當響起，就花一分鐘問自己，剛剛那個小時是否過的有效率。然後，在這個暫停中，有意識地對自己承諾要如何度過下一個小時。同時自問，自己真的是要成為上一小時的那種人嗎？

·                     下班前花5分鐘，誠實檢討並反省自己。

　　下班前的這5分鐘，是能讓自己改進並成長的黃金時刻。自問一天的體會、學習經驗、挑戰、明日規劃及人際方面，再對其改變之處致敬謝之意。透過問自己的每一個問題，重新回顧一天的經歷，哪些是與前一天相同而未改進，再次檢討沒做好的地方；哪些又是改進卻還可以更好的地方，經由5分鐘的問與答，感謝能讓自己進步的地方，讓自己一直保持正向的態度，去迎接明日的挑戰。

2. 三張清單與三日原則

Bregman在書中最倡議用三張清單，來管理自我與時間。分別是年度清單、放手清單及等待清單。

·                     年度清單

選擇5個最能讓你感到人生不同凡響的領域，做為一整年的重點。年度清單能擬出年度的五大重點目標，並分成五大塊，每月、每周，甚至每天要完成的工作是都要能明確的分類進這五大目標的，而其餘零零總總則花5%的時間去處理，絕大部分則專注於自己的目標。

·                     放手清單

在專注自己年度目標的過程中，總有許多與年度目標偏離的事，我們無法兼顧，但卻能取捨，藉由四個問題能讓我們清楚什麼是我們真正想要的。適時的對事「放手」能讓我們較不偏離自己的目標，也讓我們處事更有效率，專注在通往目標的路徑上。

·                     等待清單

有時我們記得做一件事，卻可能忘了事後確認而沒有把這件事做完，而等待清單正是可以幫我們完成這類容易忘記的事。其優點之一便是我們能很快地對這些回饋採取更有效率的行動。

·                     三日原則

清單上的各事項難免會有做不完的時候，這些事項若積累在清單日後恐繁雜難解，因此，三日原則就是來彌補年度清單的不足。若該事項已積累至第三天，有四項方法可採行：

1.立刻做

2.排入行程(並註明時間、地點提高被完成性)

3.放手

4.有一天也許會做(每次瀏覽就例行性刪去一些不再重要的事項，也許有一天，真的會去完成。)

二、自我成長─如何重新聚焦

1. 學會暫停

作者Bregman舉的例是：大家都有將mail送出後，卻後悔送出的經驗，而Google的Gmail卻再送出郵件時，會有短暫的5秒能取消傳送，在這五秒內，我們就可以重新思考，攔住或寄出。其實處事也是如此，有時我們也該跳脫出繁忙的生活之中，暫停5秒鐘，重新思考，重新聚焦，我們埋首的這些事，是不是與我們的年度重點目標相關，我們是不是該把某些事轉入放手清單。如前文所述，每小時「嗶」的一聲，也是讓我們重新聚焦與反省，明白選出我們想去的方向，並在開始行動後，保持在正確的軌道上。

2. 規劃一年的四種元素

發揮能力就如同復仇者聯盟般，每個英雄有自己的超能力，就有最fit自己的戰場，這意謂著我們要選擇知道自己能贏的戰場，即時這表示我們要自己發明一個；許多人常打著改掉自己弱點的旗幟，卻一直沒有實際的行動，擁抱弱點這個元素，不是要自己改掉弱點，而是要將「弱點」這種特色融入自己的生活之中，進而做出貢獻，影響這個社會；如果用一個理論來強調獨特之處，「紫牛理論」我想在適合不過了，至於如何當這隻紫牛，便要花點腦筋了；最後，便是找出讓自己能著迷的事，就能找到自己天生的動力，這是我們一生不管在哪，都會一直追求的事。

3. 用三件事激勵自己

此為哈佛大學心理學教授麥克里蘭部分著作內容。每個人都會受到此三件事的激勵，如果擁有這些，人們就會有動機去追求自己的目標，願意努力。與其擔憂未來的目標不明確，不如找出能以這三件事激勵你的事做起，挑戰將接踵而至且會是有趣的，自己的目標也將會愈見明確。

最後，Bregman先生之大作多強調自我方面的提升，如何去找到自己的目標，或是替我們點起照亮路途的燭火，或許暫時不知盡頭何在，我們卻能依循書中的概念，緊緊的握著這些能讓我們成長的事物，尋找自己的康莊大道。在時間管理上，經由小工具的使用，能使我們不淪於空泛的忙碌，而是有計畫性的追求自己的目標，更快地達成人生的里程碑。